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La comunicazione è la prima chiave di successo per poter fronteggiare qualsiasi situazione di crisi, anche quando si parla di organizzare e gestire un evento.

Il dialogo è essenziale per affrontare qualsiasi situazione inusuale o addirittura rischiosa.

Hai individuato il tuo target, scelto la location perfetta, la pagina del tuo evento su Facebook sembra riscuotere un discreto successo, i budget sono pianificati e stabiliti da un po’, gli inviti già recapitati e hai scelto dei gadget simpaticissimi per tutti gli ospiti.

Tutto sembra procedere alla perfezione…ma non pensi che manchi qualcosa?

Parliamo di sicurezza!

Ripercorri tutti gli step fondamentali per garantire la perfetta riuscita di un qualsiasi evento in tutta sicurezza leggendo questo post.

Affinché tutto l’impegno profuso nell’organizzazione si trasformi in un grande successo è necessario assicurarsi che tutto si possa svolgere per il meglio.

Una comunicazione chiara ed efficace è il primo strumento in grado di garantire un livello di sicurezza eccellente: accresci la comunicazione e non permettere a niente e nessuno di rovinare il tuo evento grazie a questa checklist!

Cosa dice la legge?

Non si può realmente parlare di sicurezza se non si è consapevoli di quali sono le regole e le leggi a cui fare riferimento, facciamo quindi un po’ di chiarezza.

Il 5 Agosto 2014 la conferenza Stato-Regioni ha sancito l’accordo riguardante le “Linee di indirizzo sull’organizzazione dei soccorsi sanitari negli eventi e nelle manifestazioni programmate”.

L’accordo tocca dei punti fondamentali, tra cui:

1. Classificazione degli eventi e/o manifestazioni
2. Criteri da seguire per la pianificazione degli eventi e/o manifestazioni
3. Responsabilità e modalità organizzative
4. Oneri a carico dell’organizzazione

Nelle premesse dello stesso accordo si legge che, prima di tutto, l’organizzazione di eventi e manifestazioni di qualsiasi tipo (e a maggior ragione nel caso in cui questi richiamino un importante afflusso di persone) deve essere pianificata e realizzata avendo il massimo livello di sicurezza possibile come obiettivo primario: sicurezza per i partecipanti, per chi assiste e per chiunque sia coinvolto anche solo casualmente.

La normativa in vigore richiede inoltre di informare o di richiedere l’autorizzazione per lo svolgimento di un evento alle autorità competenti.

Classificazione degli eventi

• Di che tipo di evento stiamo parlando?
• Cos’è un’emergenza?
• Come verrà gestita?

Gli eventi e le manifestazioni vengono classificati rispetto alla loro pianificazione.

Un evento programmato o organizzato richiama un rilevante afflusso di persone indipendentemente da quale sia il motivo per il quale si riuniscono.

Un evento né programmato né organizzato invece richiama in un breve lasso di tempo un rilevante afflusso di persone.

Di solito si tratta di raduni spontanei e improvvisi in luoghi pubblici o aperti al pubblico.

Ovviamente qui sul blog si parla di organizzazione e perciò di eventi programmati!

Essere preparati ad ogni evenienza è sicuramente il primo passo per affrontare qualsiasi cosa, e allora, cosa consideri un’emergenza?

Le risposte possono essere potenzialmente infinite e questo dipende dal genere di evento che stai organizzato, dalla location, dal numero di partecipanti, ma, qualunque sia a risposta, l’importante è che ce ne sia una, chiara, ben definita e condivisa con chi collabora con te.

Altrettanto precise devono poi essere le procedure di gestione delle emergenze: intendo un vero e proprio piano di gestione del rischio.

I momenti di crisi possono essere molteplici e avere molte cause diverse.

Un improvviso evento atmosferico o un blackout elettrico sono solo due semplici esempi, non ci avevi pensato?

Corri a stilare la tua lista, ma prima, finisci di leggere i miei suggerimenti, ti saranno utili!

Diffondere le informazioni giuste alle persone giuste

• Conosci il livello di rischio del tuo evento?
• Hai un piano di gestione del rischio?
• Come coordinerai lo scambio di informazioni in caso di emergenza?

Ciascun piano di gestione del rischio, la rispettiva portata e le rispettive misure variano a seconda delle dimensioni, della durata dell’evento e della tipologia di partecipanti.

Ricorda però che per essere efficacie deve essere il più dettagliato possibile e deve includere una serie di contatti che potrebbero risultare utili nelle diverse situazioni ipotizzate e, infine, condividi tutte queste informazioni con i tuoi collaboratori, di certo non ti potrai occupare di tutto da solo.

La conferenza Stato-Regioni già citata, fornisce una dettagliata tabella che permette di calcolare il livello di rischio di ciascun evento. In base al risultato ciascuna manifestazione è associata ad uno specifico grado di possibile pericolo:

Punteggio <18: rischio molto basso/basso
Punteggio 18-36: rischio moderato/elevato
Punteggio 37-55: rischio molto levato
Sulla base del punteggio ottenuto si devono stabilire le caratteristiche del servizio sanitario necessarie.

Potrai anche trovarti nella situazione di dover diffondere informazioni piuttosto delicate, pianifica in anticipo come vorrai trasmetterle.

Questo genere di decisioni non devono mai essere prese in momenti di crisi quando, in balia dalle circostanze, non sarai in grado di decidere per il meglio.

Definisci in anticipo dei canali e dei metodi di comunicazione a cui attenersi in caso di emergenza, solo così potrai definirti pronto a tutto!

Infine, se prevedi che il tuo evento abbia un seguito mediatico non indifferente, il contatto di qualche giornalista potrebbe farti comodo: nel caso dovessi fronteggiare un momento di crisi avresti la possibilità di fornire le informazioni che desideri diffondere senza che quelle sbagliate anticipino qualsiasi tua mossa.

Strumenti di gestione della sicurezza

• Che strumenti hai a disposizione?
• Sono adeguati?
• Ti servirai di tecnologie specifiche?

Quanti strumenti di comunicazione stai utilizzando ai fini del tuo evento e quanti di questi potrebbero tornare utili in termini di sicurezza?

Prova a pensarci e segnalali a chi collabora con te!

Ricorda però che non tutti gli strumenti di comunicazione si adattano al tema sicurezza e probabilmente per eventi molto grandi che coinvolgono molte persone sarà utile, se non indispensabile, affidarsi a tecnologie specifiche.

Ti consiglio di utilizzare i ricetrasmettitori professionali, conosciuti anche come walkie talkie, per mantenere sempre il contatto con il tuo staff in ogni situazione.

Se però devi organizzare un evento importante e vuoi essere sicuro che non ci siano imprevisti di alcun tipo, ti consiglio di rivolgerti a dei veri professionisti.

La sicurezza è un lavoro di squadra

• Il tuo staff ha ricevuto un training specifico?
• Ha fiducia nel proprio ruolo?
• Se necessario, è nella condizione di poter dare l’allarme?

Ogni area di possibile criticità richiede personale in grado di agire a seconda dei diversi scenari e fidarsi del proprio staff è indispensabile.

Hai previsto le risorse necessarie?

E, ancora più necessario, è chiedersi se quest’ultimo abbia ricevuto il corretto training che lo renda in grado di affrontare le diverse situazioni.

Bisogna che lo staff dedicato alla sicurezza abbia fiducia nel proprio ruolo, sentendosi pronto e preparato nel caso la situazione richieda un loro intervento.

Inviare un allarme, in caso di emergenza, deve essere un’azione prevista, delineata e progettata in anticipo in modo tale da risultare semplice e lineare.

Nessuno vuole intoppi o imprevisti in determinate situazioni…

Le simulazioni sono tra gli strumenti migliori in questo campo: più lo staff è pronto e preparato più, in caso di necessità, agirà in modo preciso, ordinato ed efficace.

Non serve nemmeno dire che la comunicazione in questo caso ha un ruolo fondamentale: il dialogo e il confronto non possono che portare a fiducia ed organizzazione, rendendo il tuo staff un meccanismo pronto e ben oliato.

La comunicazione crea coinvolgimento e uno staff positivamente coinvolto nel suo ruolo è garanzia di successo.

Responsabilità e modalità organizzative

• Hai calcolato il livello di rischio?
• Hai avvisato il 118?
• Hai già previsto un piano di soccorso?

I soccorsi sanitari richiedono uno spazio e un’attenzione specifici.

Per assicurare un adeguato livello di sicurezza e soccorso è necessario che gli organizzatori seguano alcune indicazioni fornite dalla conferenza Stato–Regioni.

Gli eventi o manifestazioni con livello di rischio basso devono essere comunicati al Servizio di Emergenza Territoriale 118 almeno 15 giorni prima dell’inizio dell’evento stesso.

Quando il livello di rischio è moderato o elevato il Servizio di Emergenza deve essere allertato almeno 30 giorni prima dell’inizio dell’evento, fornendo informazioni riguardo le risorse e i mezzi previsti dall’organizzatore.

Se il livello di rischio è molto elevato l’avviso riguardante la manifestazione delle essere consegnato al Servizio di Emergenza Territoriale 118 almeno 45 giorni prima insieme ad un piano di soccorso sanitario relativo all’evento.

Trasmettere messaggi, ma come?

• Sei stato chiaro?
• Chi riceverà il tuo allarme?
• Hai stabilito una catena di comando?

Con catena di comando si intendono le relazioni d’autorità e di responsabilità che legano superiori e subordinati in un organizzazione (quindi dal presidente/proprietario fino all’ultimo lavoratore) ma è un concetto che può essere facilmente applicato anche nella gestione di comunicazione e sicurezza prima e durante un evento.

In un’organizzazione ogni individuo deve dipendere solo dal suo capo diretto e deve rispondere solo a lui.

Ciò significa che la catena di comando deve essere strutturata in modo chiaro così che un dipendente riceverà gli ordini assegnati e la delega soltanto da un unico superiore e ne risponderà soltanto a lui.

Allo stesso modo deve essere concepita la comunicazione nel caso di crisi.

In questo modo garantirai un flusso di informazione e comunicazione fluido, comprensibile e utile alla soluzione di qualsiasi problema.

Le domande da porti sono: chi riceverà ciascun messaggio? Con chi dovrà comunicare, a sua volta?

Un altro punto fondamentale è la chiarezza dei messaggi, preparati in anticipo, fornisci degli esempi, fai alcune simulazioni e, con il tuo team, potrai affrontare qualsiasi situazione.

Oneri dell’organizzatore: ora sei pronto a tutto!

Come dichiarato dall’accordo, gli oneri economici dovuti alla pianificazione sanitaria, ai mezzi necessari e alle risorse umane sono a carico dell’organizzatore stesso.

Quindi, dovrai farti carico di tutte le spese per mettere in sicurezza il tuo evento secondo le norme di legge.

Ricorda che la sicurezza è un ingrediente molto importante per la riuscita del tuo evento, di qualsiasi tipo di manifestazione si tratti!

La relazione tra comunicazione e sicurezza ormai non ha più segreti per te, sei davvero pronto ad organizzare qualsiasi evento.

Fonte: La sicurezza negli eventi: tutto quello che serve sapere (meeting-hub.net)